【準備編】海外出張の準備ガイド
出発前にやっておきたいチェックリスト
エーテルみなさんこんにちは！
エーテルビズトラベラー（@goenjoyabroad）です。
海外出張が決まって準備中の方、「何を準備すればいいんだろう？」とお悩みではありませんか?
私も最初は何をすればいいか分からず、会社の先輩やインターネットで情報を収集しながら準備をしていました。
しかし結局現地で「明日履くパンツがない！ノーパンで仕事！？」と途方にくれたり、「こんな重いものを日本から持ってきて使わずに帰るのか・・・」という脱力感を味わったりと、悔しい経験を何度もしました。
海外出張は、限られた時間の中で最大の成果を出す重要なミッションです。
また、海外出張は慣れていても、直前になると「パスポート大丈夫かな？」「あれ持ったっけ？」と不安になるもの。
そこで、このページでは合計２０カ国以上に出張した経験から、皆さんに本来の目的である仕事に集中してもらうために、あなたにかわって海外出張に必要な準備をリストアップしました！
海外出張 – 基本準備のチェックリスト
- パスポートの有効期限を確認する
- ビザ・渡航認証の取得
- フライトとホテルの確定
- 出張スケジュールと目的の明確化
- 必要な保険と緊急連絡体制
- 支払手段と現地通貨の準備
基本的にはこの6つが確認できれば、最低限行って、仕事して、帰って来れます。
次に、それぞれの内容についてコメントします！
海外出張前 基本準備の詳細
パスポートの有効期限を確認する
海外出張の基本中の基本、だからこそ最初にしました。
入国時の「残存期限」に注意してください。
目安としては3-6ヶ月の国が多いですが、必ず各国大使館や総領事館で確認してくださいね。
ビザ・渡航認証の取得
こちらも基本となります。
ビザとは日本語でいうと査証、その国に入るための許可証のようなものです。
「パスポートがあれば外国にいける」と勘違いしてしまいそうですが、ビザも重要です。
ビザは入国審査のスタンプでいい国、到着空港で申請する国、事前に取得が必要な国、といろいろあります。
こちらも、詳しくは渡航先の大使館・総領事館での確認をお勧めします。
少し脱線しますが、海外で働いて初めて気付くのは、「日本のパスポートの強さ」です。
例えばアラブ首長国連邦、ドバイに行くとします。（ドバイ、いいところですよ）
日本人であれば、パスポートを持って飛行機に乗り、空港に着くと入国審査に向かい、そこでパスポートにスタンプをもらう、すなわちビザがもらえます。
一方、ビザの到着時取得が認められていない国の人の場合はどうでしょう？
ドバイに向かう前に、自国内でアラブ首長国連邦大使館に行き、ビザを申請し、ようやく許可が出て飛行機で向かいます。
しかし、到着後も入国審査のために印刷してきた紙を提出し、そこで審査をパスして初めて入国できるのです。
実は、こういった国はドバイだけではありません。
日本のパスポートで事前ビザ取得が必要ない国は2025年の段階で193カ国！！もあります。
これは世界でも2位であり、日本のパスポートの強さを表す指標の一つですね。
あなたが海外出張に行くと、このようなことに気づいて、自分が日本人であることを意識すると思います。
出張目的とスケジュールの明確化
海外出張する際、当然目的があるものと思います。
と言うよりも、かなりの費用がかかる海外出張、投資すべき大きな目的があり、確実な成果が求められると思います。
初めての海外出張では大変なことも多いですが、目的を達成する準備は怠らないようにしなければなりません！
私は仕事で使っているOneNoteに事前にチェックリストを作成していき、常にそれを確認するようにしています。
オンラインで便利で良いですが、常に確認できるようノートでも携帯のメモなどでも出発前にまとめて準備しておくことをお勧めします！
目的を達成するため海外出張においては、スケジュールの管理が非常に大切です。
現地での予定はもちろん、飛行機の時間に合わせて家/ホテルを出る時間は必ず事前に確認して欲しいです。
ただでさえ慣れない海外。想定外のことは必ず起こります。
そんな時でもスケジュールを把握して余裕を持って行動していれば、慌てずじっくり対策を考えられます
特に、行きの飛行機に乗り遅れることだけは本当に注意してください！！
（これ、自分もやったことがあります。ドバイの同僚もやってしまいました・・・結局数十万円の当日チケットを買って行きました。）
フライトとホテルの確定
スケジュールの一部とも言えますが、航空券の取得は海外出張基本準備の一つですね。
価格はもちろん重要なのですが、他にも様々なポイントがあります。
フライト
出発時間と到着時間
特に長距離の海外出張で時差への対応は欠かせません。
航空券を選ぶにあたって、人によって好みが二つに分かれます。
私は１が好きです。
これは、例えば日本をAM9:45に出て、現地にPM15:50に到着するJAL043便のようなものです。
この場合のメリットは「無理に飛行機の中で寝る必要がない」という点です。
長距離の海外出張もエコノミークラスで、という企業も多いと思います。
エコノミークラスでゆっくり寝るのは中々難しいです。
そこで、飛行機の中の睡眠を取らなくても大丈夫な時間のフライトが選択肢になってきます。
このようなフライトの場合、飛行機ではなるべく起きて仕事、読書、また映画鑑賞で時間を使います。
２は例えば日本をPM21:40に出て、現地にAM05:20に到着するANA203便のようなフライトですね。
しっかり機内で睡眠をとることができれば到着早々バリバリ働くことができます！
今回はヨーロッパ便を例に出しましたが、アメリカ便は出発時間より前の時間に着くパターンです。
例えば、羽田-ロサンゼルスのANA125便はPM16:50に出て12時間近く飛行した後、現地PM21:35に到着します。
この場合、日本の朝からずっと起きていると30時間くらいしっかりした睡眠を取らない事になります。
アメリカ便の場合は出発前から体調を整えながら、機内マネジメントをしなければなりませんね。
到着時間を基準に、ついた後何時間起きていなければならないかを考えてチケットを取れば時差ボケ対策の準備は大丈夫と思います！
アライアンス
スターアライアンスの航空機
日本から出張する場合、日本の航空会社が基本的な選択になると思います。
そうなるとJAL（日本航空）かANA（全日空）になりますね。
しかし、直前の予約になればなるほど日本の航空会社のチケットは高くなります。
また予算に限りのあるケースも多いでしょうから、日本以外の航空会社を選択することもあると思います。
もちろん金額は最優先事項かと思うのですが、海外出張が多くなりそうな方は、アライアンスを意識すると長期的に見てメリットが出て来る可能性があります。
アライアンスは日本語で言うところの「企業の提携」や「同盟」、といったイメージですね。
それは、「上級会員」というシステムです。
簡単にいうと、「自社もしくは提携先の飛行機を頻繁に使ってくれるお得意様」を優遇してくれるシステムです。
VIPというと想像しやすいかもしれませんね。
現在、航空各社はそれぞれ独自のマイレージプログラムを持っています。
「飛行機を利用すると〇〇マイル貯まる！」っていうあれですね。
このプログラムの中に、上級会員の仕組みがあります。
JAL： JMB FOPプログラム https://www.jal.co.jp/jalmile/flyon/guide.html
ANA： プレミアムメンバーサービス https://www.ana.co.jp/ja/jp/amc/premium/
この2社のどちらか、海外航空会社を利用する場合はそれぞれが所属するアライアンスであるワンワールドまたはスターアライアンスどちらかを集中的に使う事によって、ポイントを貯めやすくなります。
日系航空会社では1−12月の間に50,000ポイントを貯めるとこの上級会員になれます。
コロナ後は飛行機利用が減った影響で、あららしい条件が出ています！ANAだと30,000ポイント＋保険やローンなどのサービス7つを利用、カード決済400万円でもプレミアムになれるようです！なかなかハードル高いですね
年に数回も海外出張するようになると、以下のような特典が本当にありがたくなります。
海外出張が増えそうな方、是非とも上級会員を狙ってみて下さい！
ホテル
国内出張を想像すると、ビジネスホテルが思い浮かびませんか？
このご時世、出張で宿泊するホテルの金額も限られていると思います。
私も国内出張の際は郊外のホテルやカプセルホテルなど、なるべく安いホテルを選んでいました。
しかし、海外出張となると話が変わってきます。
前述しましたが、重要なのは「出張の目的を確実に達成する」事です。
となると、「安全」「空港や目的地からのアクセス」などの優先順位が上がります。
もちろん価格は安いに越したことはありません。
しかし、そこにこだわりすぎて危険な目にあったり、移動が大変で疲れてしまっては本末転倒です。
（海外の土地での移動は、思ったより疲れるものです。緊張しているんでしょうね。）
ちなみに、産労総合研究所による「2023年度 国内・海外出張旅費に関する調査」の情報によると、
だそうです。確かに、私もこのくらいかなと思います。（ちなみに2017年に初めて記事を書いたときからほぼ上がっていないのが日本の状態を表している気もします）
ちなみにヨーロッパでも同じくらいの金額、アフリカではセキュリティの安心度を優先して少し高めのホテルに泊まりました。
ケニアに行った際、一泊8,000円程度のホテルをホームページで発見してホームページなどではいい感じだったのですが、実際に行ってみると大通りの裏手の治安がよろしくない場所にひっそりある感じだったことがあります。
値段が全てではありませんが、やはり安心はお金で買える部分もあるのかなと個人的には思います。
もしあなたの周りに同じ場所に出張した方がいる場合、ホテルの話も聞いてみるのがオススメです。
経験に勝るものなしです。
必要な保険と緊急連絡体制
海外出張は体力勝負！
というのも、長距離移動・慣れない土地・時差ボケ・仕事のプレッシャーやストレス・気候の違いなど・・・普段より自分に負荷がかかっています。
自分もそうですし、同僚もそうですが、ほとんどの人が海外出張中に体調を崩す経験をしており、病院にかかった人もたくさんいます。
当たり前なのですが、日本ではない国での医療体制は日本と全く異なります！
そのような状態でも医療を受けられるように安心を買うものが海外旅行保険です。
会社の業務で行く方はほとんどの場合、保険に入る仕組みや方法が確率されていると思います。
それでも、以下の３点は必ず確認して、自分だけでなく同僚や現地で助けてくれる人が確認できる状態にしておきましょう！
１．海外旅行保険（クレカ付帯 vs 任意加入）
２．緊急連絡先リスト作成
３．大使館・総領事館の場所と連絡方法
支払い手段と現地通貨の準備
正直な話、本当に最近は現金を全く使わない出張が増えています！
タクシーはアプリ（Uberなど）で支払い、公共交通機関・ホテル・レストランはクレジットカードで十分。
とはいえ、一部の国を除いて「現金しか使えない」ことがあることも確かです。
まとめ
以上が準備です！
おさらいすると以下の６点でしたね
１．パスポートの有効期限を確認
２．ビザ・渡航認証の取得
３．出張スケジュールと目的の明確化
４．フライトとホテルの確定
５．必要な保険と緊急連絡体制
６．支払い手段と現地通貨の準備
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